Haz tus juntas siempre útiles, parte 2

En mi artículo anterior les narraba que -al igual que muchos de ustedes- me tocó participar en una de esas reuniones en la que habría preferido no estar.

 

Para logra mayor efectividad ante la epidemia de la juntitis, proponía que la Regla #1 es complicar las reuniones, que no es otra cosa sino evaluar si la reunión es verdaderamente esencial o prescindimos de ella. Para esto, partíamos de «cero juntas», asegurar el propósito y analizar pros/cons.

 

Continúo ahora con ¿qué cambios hacer para lograr reuniones más simples y efectivas. La Regla #2 es que cada reunión esencial debe tener una agenda. 

 

Es esencial tomarnos un momento para pensar y diseñar la agenda, a fin de hacerla efectiva. Aquí van 5 puntos para armar correctamente una agenda:

• Clarifica el propósito. La reunión se conducirá diferente dependiendo de lo que se busca: compartir información al equipo, obtener información relevante y complementaria al tema o, bien, tomar una decisión. 

• Asigna un tiempo a cada tema. Con base en el punto previo, haz una estimación de qué pasos habrá que dar para llegar al propósito buscado, y cuánto tiempo requerirá cada uno. Sé realista. 

• Propón un proceso. Salvo que esté claramente establecido, plantea el proceso a seguir como base de la reunión. Ya en ella, busca puntos de mejora al proceso que el equipo pueda sugerir.

• Especifica cómo deben prepararse. Difunde la agenda con suficiente anticipación, de manera que todos los convocados puedan consultar material de respaldo para que lleven la información necesaria para enriquecer el diálogo. 

• Define responsables. Establece quién es responsable de qué parte. Esto agilizará la discusión y el proceso de aterrizaje. 

 

Además de definir y acotar los temas y contenidos que se tratarán, es indispensable considerar la Regla #3: una buena agenda siempre debe considerar el proceso.

 

En las interacciones humanas, la calidad del proceso suele pesar más que el propio contenido. De ahí que debemos cuidar la forma con que gestionaremos la reunión:

 

• Establece expectativas claras para la reunión. Encuadra el tema dentro del contexto y pon en claro el impacto que tendrá la decisión a tomar al reunirse.

• Motiva el compromiso en la gente. Incluye escuchar sus necesidades y abrir espacios para discutirlas.

• Mantén el enfoque en el propósito. Inicia la reunión recordando el objetivo a conseguir y su trascendencia, y reitéralo durante la reunión para asegurar el enfoque.

 

Una recomendación final: nunca asumas. A pesar de que tú o con el equipo hayan planeado la agenda, el punto 1 al iniciar la reunión será ratificar o revisar la agenda. 

 

Una agenda diseñada y un proceso bien gestionado mantendrán sus reuniones enfocadas y efectivas.