Haz tus juntas siempre útiles, parte 1

¿Cuándo fue la última vez que estuviste en una reunión en la que no querías estar? Probablemente te tocó la semana pasada, como a mí. No es que no estuviéramos discutiendo cosas importantes. El problema era que no todos teníamos claro cuál era el propósito preciso que la reunión tenía.

Entonces, ¿cómo podemos tener mejores reuniones en el trabajo? ¿Qué pasaría si las cosas difíciles y aburridas fueran un poco más fáciles? Más adelante comparto unas ideas sobre cómo tener reuniones más productivas y con menos esfuerzo, haciendo unos pocos cambios.

La Regla #1 para reuniones simples suena contraria a la lógica, pero es la más importante. Para tener mejores reuniones primero debes complicarlas: hacer que sea más difícil tener reuniones.

Una investigación reciente, encontró que cuando las empresas recortan el 80% de sus reuniones:

– La productividad aumenta un 74%
– El compromiso de los empleados crece un 44%
– La satisfacción laboral se eleva 62%
– El estrés baja un 63% 

Entonces ¿por dónde empezar? ¿qué hacer para tener menos reuniones?

• Comienza con cero. En lugar de reducir la cantidad de reuniones que ya tiene, pregúntese: «¿Cómo podríamos dirigir este equipo con una sola reunión?» Si encuentra que uno es insuficiente, agregue un segundo.

• Ten un propósito claro. Cada reunión debe justificarse para estar en el calendario, y el propósito debe ser bien claro para todos los interesados.

• Considera las ventajas y desventajas. Pregúntate ¿a qué deben renunciar tú y los demás para asistir a esa reunión? Si el costo es demasiado alto, considera cancelar la reunión o dejar que otros opten si deben participar.

Cuando hacemos difícil lo que no es esencial, hacemos que sea más fácil hacer lo esencial. Una vez que hayas eliminado las reuniones no esenciales, ¿cómo te aseguras de que las reuniones sean más simples, eficientes y efectivas?

En mi siguiente artículo desarrollaré la Regla #2: sobre la agenda