¿Qué tal tener un día sin juntas?

Las juntas de trabajo son necesarias para informar o alinear equipos, para analizar situaciones, para tomar decisiones o para llegar a acuerdos. Pero todos vivimos angustiados por el exceso de juntas, que no permiten dedicarnos a nuestra función primordial. O peor, muchas de nuestras juntas no llevan a nada y acaban pareciendo una pérdida de tiempo.

Un simple ajuste en tu programa semanal podría ayudarte a optimizar tu tiempo para enfocarte, sacar pendientes importantes y ganar algo de tranquilidad. La idea es establecer un día a la semana sin juntas. Es uno de los recursos que como coach he utilizado para ejecutivos que buscaban hallar mayor eficiencia en el manejo de su tiempo y que, al probarlo, encuentran beneficios inmediatos. 

Sin embargo, tener un día sin juntas no es una solución para todo tipo de personas. Quienes tienen problemas para concentrarse o son extrovertidos y se aburren fácilmente cuando no hay acción, las juntas les proporcionan la ‘estamina‘ para completar sus tareas y, si no tienen esa presión, pueden procastinar. Si éste es tu caso, te puede funcionar restringirte a fijar solo medio día sin juntas.

Quienes requieren concentración y deseen poner al prueba reservar un día sin juntas, estos pasos les ayudarán a elevar su productividad:

• Elige el día idóneo. Para algunos el miércoles es ideal para fijar una pausa a media semana, pero cada uno deberá escoger el día que mejor funcione en su situación. Una vez elegido, debes respetar ese día como si fuera uno más de tus compromisos importantes. Nunca lo consideres como agenda disponible.

• Habitúate a la nueva rutina. Puede ser que al inicio te sientas extraño o hasta culpable por rechazar reuniones ése día. Y la tentación será aún mayor cuando te niegues a una junta y no cuentes con otro día en la agenda. Resiste, trata de mantenerte. Verás que es posible. 

• Necesitas socios. Esta estrategia no funcionará a menos que sumes a tus colegas y a tu jefe en el plan, de manera que todo el equipo esté alineado en esta práctica. Deberás explicarles el propósito y los beneficios que todos conseguirán. Inclusive deben prever qué podría descarrilarla y cómo se ayudarán mutuamente a mantenerla.

• Ante lo imposible.  Siempre habrá excepciones. Si tu jefe sabe del acuerdo e insiste en una junta en ése día, probablemente debas aceptar; no así con tus colegas, con quienes podrás ser más firme. Si es el caso, trata de agendar la reunión hacia los extremos de tu día, sea al inicio o al final, para que mantengas el resto para tus labores.

• Explota el momento. Usa tu día sin juntas para aquellas tareas que demandan tu concentración: analizar, escribir, planear. No te distraigas con cosas rutinarias o administrativas. Reserva el tiempo en tu agenda para tal proyecto y anota qué logros esperas de ese momento.

• Premia tus resultados. Si constatas que fuiste más productivo y terminas antes tus tareas proyectadas para ése día, recompénsate saliendo un poco más temprano y aprovecha ese tiempo para algo que en circunstancias normales nunca podrías hacer. 

Todo es comenzar a hacer algo distinto. Les servirá hablar entre varios acerca de las experiencias, para aprender y ajustar cualquier cosa.

Ángel Rivero, PhD

Consultor, Coach y Director general