Estructura tus reuniones con 4 pasos

 

 

Managemet Tip

 

 

Estructura tus reuniones con 4 pasos
No hay ejecutivos y empresas que trate donde no escuche quejas sobre las juntas. Y es que, siendo honestos, la mayoría de las reuniones son una pérdida de tiempo, sobretodo si no están bien planeadas. Sin embargo, son indispensables para llevar adelante cualquier iniciativa.
 
La próxima vez que organices una reunión, tómate el tiempo para estructurarla cuidadosamente, de modo que los temas y la duración se alinien al objetivo. Para ello, sigue estos 4 pasos:
  • Define el resultado a lograr. ¿Qué es lo que se espera de cada uno de los asistentes (incluído tú mismo) y del equipo? ¿Qué necesitan conseguir?
  • Divide la agenda en categorías. Es mejor evitar la mezcla de temas y centrar la conversación sobre un punto a la vez. Clasifica los temas y agrupa los similares. Eso facilita la toma de decisiones y que la reunión avance. Y, si es necesario, haz otras reuniones para abordar otros temas.
  • Determina la duración. Calcula la cantidad de tiempo necesario, estimando razonablemente el tiempo que llevará cada tema. Considera cierto colchón, pero cíñete a lo necesario: si sólo necesitas 15 minutos, no programes 30. Fija la hora de terminación desde el momento de convocar la reunión y recuérdalo al iniciarla.
  • Pon primero lo primero. Aborda los temas de mayor impacto al principio. Así, los participantes contarán con toda su energía y habilidades para tratarlos, y asegurarás que lo más relevante se desahogue en tiempo y forma.
Lo anterior reducirá desviaciones pero, en caso que algo se presente, anticipa acciones a tomar para distintos escenarios. Por ejemplo: que no asista un participante con un rol de peso, o que se requiera información adicional, o que se acabe el tiempo. 
 
 

Ángel Rivero

 

 

Lectura recomendada: «A step-by-step guide to structuring better meetings», de Liane Davey, en Harvard Business Review (HBR) abr 2016.

 

En colaboración con HBR.