Deja las juntas sin sentido
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Deja las juntas sin sentido |
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Todos se quejan de la «juntitis», particularmente quienes trabajan en empresas. La cantidad de juntas consume mucho del tiempo disponible para trabajar en lo verdaderamente esencial.
Muchas personas viven absorbidas por tantas e interminables juntas que, además, resultan poco efectivas: son demasiadas, no producen mucho avance, unos llegan tarde y sin información … ¡ouch!
Un estudio realizado sobre las reuniones de trabajo obtuvo tres conclusiones relevantes: la mitad de las juntas podrían evitarse, la mitad de los asistentes no tendrían estrictamente para qué estar allí, y la mitad de los temas que en ellas se tratan no vienen al caso. Esto reduce su efectividad a un 12.5%. Terrible, ¿no?
Pero ¿pueden desaparecer las juntas o estamos condenados a padecerlas? Sin duda las reuniones son la forma en que un equipo se coordina para llevar adelante una tarea o proyecto. Entonces, ¿qué podemos hacer distinto para hacerlas efectivas?
Solo juntas esenciales. Deja el temor por «perderte de algo». En inglés llaman FOMO al «fear to missing out». Si te preocupa que tus colegas te juzguen o hasta se olviden de ti si no aceptas todas las invitaciones a juntas. En lugar de confirmar tu asistencia, haz evidente que agregas más valor fuera de la reunión, ejecutando con precisión tu parte, a la vez que te mantienes bien informado del estado de las cosas.
Elimina los «Déjà vus». Para que las juntas no sean repetición de lo mismo, la convocatoria debe ser bien clara sobre el propósito específico para el que es necesario reunirse, sobre qué decisiones se tomarán allí y sobre qué información deberá llevar cada uno de los asistentes.
Solo los indispensables. Contra el hábito de convocar a muchas personas «por si acaso» o para que estén enteradas, es necesario elegir muy bien a quienes son estrictamente necesarios y tendrán un rol activo o decisivo. También ayuda dejar al lado temas marginales que surgen en el momento, así como especificar la hora de término de la reunión, abandonando la mala costumbre de solo indicar la hora de inicio.
Conclusiones concisas y claras. Hagan una minuta donde se resuman en forma muy breve las decisiones tomadas, las tareas a realizar, con los responsables y fechas en deberán cumplirse. Coloquen el archivo de las minutas en una carpeta compartida, accesible a todo el equipo. Usen un SW tipo Project que permita que cada uno reporte y visibilice su cumplimiento. Con esto evitarás juntas para revisar avances.
Con estas ideas verás reducir el número de juntas y las harás más interesantes y valiosas.
Ángel Rivero, PhD Consultor, Coach y Director general
En mi Blog encuentras la colección de ManagementTips, ya con +200 artículos sobre gestión e interacción personal.
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En colaboración con HBR. |
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