Todos hemos estado en reuniones que parecen que ya terminan, pero se prolongan sin fin. Pues ¿qué tal si en lugar de mirar el reloj o quejarnos, tomamos control para modificar la situación? Aquí hay 4 formas de hacerlo:
- Prepárate antes. Lo primero que puedes hacer es anticiparte y asistir teniendo claro: ¿cuál es el propósito de la reunión? ¿asistirán todas las personas necesarias? ¿qué información conviene llevar? ¿hay una hora definida para termnar la reunión?
- Pon ideas claras. Tú puedes evitar una conversación caótica o incoherente que se alarga inútilmente mostrando una posición clara sobre el tema a tratar. Debes articularla correctamente al exponerla. No la impongas, solo ofrece compartirla, esperando que sirva para enfocar y acelerar la discusión.
- Pon límites. Si es frecuente que esa reunión inicia tarde o se prolonga, comenta desde el comienzo tus limitaciones de tiempo. Puedes decir: «Entiendo que estamos empezando tarde, pero tengo un compromiso impostergable, por el que debo salir a las 10:45 am» O bien: «Dado que este tema no estaba previsto tratarlo aquí pero afecta la situación, ¿podemos definir qué conviene avanzar hoy y qué dejaremos para una próxima reunión?
- Pon nombre a lo que está pasando. Escucha tu no-verbal y toma conciencia si te estás distrayendo y no prestas atención. Concéntrate o pide un receso de 5 minutos. Es muy probable que otros sientan lo mismo. Comparte tu percepción sutilmente para ver si otros están sintiendo igual. Por ejemplo: «Creo que no estoy seguimiento la discusión. Parece que estamos abordando el tema desde perspectivas diferentes. ¿Ustedes ven lo mismo?»
Ángel Rivero
Lectura recomendada: «7 to stop a meeting for dragging on», de Joseph Grenny, en Harvard Business Review (HBR) abr 2016.
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