Planea off-sites realmente útiles

Las reuniones off-site (fuera del sitio de trabajo) pueden ser excelentes para la integración, formación y alineación del equipo. Pero a menudo los beneficios pretendidos se desvanecen al regresar a trabajo diario.

Esto sucede en buena parte por cómo se concibe la sesión, con frecuencia centrada en hacer actividades, mientras más novedosas mejor, sin profundizar o en muchos casos ni siquiera tocar la calidad de las relaciones y los procesos de interacción como equipo.

Un amigo, vice presidente de Talento y Cultura en una empresa global, con quien he trabajado a menudo, dice: «muchos team building y off-sites acaban siendo meras vacaciones pagadas para distraer a los ejecutivos». Esto sucede cuando el enfoque es mayor en la forma que en el fondo.

Para ser altamente efectivo, un equipo de trabajo requiere trabajar el desarrollo de las personas (en tanto individuos) y sus procesos de interacción grupales. Sus resultados no dependen tanto del expertise de cada miembro sino de la forma como trabajan, para extraer lo mejor de sí y lograr sinergias. 

Para que tu próxima sesión off-site sea fructuosa y su impacto duradero, te servirán estos siete puntos:

• Define los objetivos específicos que deseas lograr y cómo los medirás. Te ayudará completar esta claración: «Yo sería plenamente feliz si al final nosotros …»

• Haz un diagnóstico previo que considere todos los aspectos, duros y suaves. Ayuda mucho detectar los factores emocionales silenciosos, que juegan «por debajo de la mesa» en las juntas diarias de trabajo (proceso informal) y que inciden poderosamente en el curso que toma lo que se trata «por arriba de la mesa» (proceso formal). 

• Selecciona quién debe ser invitado. La cantidad de asistentes dependerá del propósito de la sesión. Si buscan tener una discusión sobre los objetivos del año, una reunión grande será menos efectiva. Una regla general es a mayor número de personas, menor profuncidad.

• Asegúrate de planear una agenda flexible con actividades y horarios estimados, pero ten presente que lo que manda en la sesión es el proceso, nunca el horario. Si una actividad se extiende porque el grupo profundizó y el proceso está resultando de valor, nunca debe ser interrumpido; por ejemplo, porque ya es hora del descanso o la comida. Cierra primero el proceso y ajustan el horario. 

• Maneja bloques de temas y dedica entre 50 minutos a 2 horas a cada uno. Y haz double-check para asegurar que la actividaad de cada bloque está directamente encaminada a lograr los objetivos. 

• Estimula el pensamiento estratégico durante la sesion y aborden los problemas que los recursos del día-a-día no han podido resolver. No permitas que la sesion se convierta en una junta de trabajo más.

• Asigna compromisos concretos con responsables y fechas, a fin de mantener el accountabiliity del equipo durante la fase de acción posterior.

Ángel Rivero, PhD

Consultor, Coach y Director general