Sé empático al planear una reunión

¿Verdad que no se te antoja ir a una junta donde te sientes desconectado o incómodo y piensas que pierdes tu tiempo? Pues eso es lo que tus invitados pueden sentir al ser convocados a tu junta.

Imagina el resultado que tendrá una reunión de trabajo que parte de un contexto como el anterior. Evítalo planeando mejor tu reunión con estos tres tips: 

• Deja de lado tu agenda. Es un error generalizado planear una reunión pensando en lo que me interesa y pienso que es necesario transmitir. Partir de este supuesto me hará planear el contenido y los recursos en función de lo que yo asumo y no de mi audiencia. Así que más que pensar en qué quieres decir, te servirá visualizar ¿cómo lo van a recibir y qué deseas que suceda después con ello?

• Piensa ¿quiénes van a estar en la sala y qué necesitan? La clave para que tu reunión sea exitosa está en enfocarte en las necesidades de los otros: ¿qué piensan y cómo se sienten o qué van a sentir ante ello? Te será útil indagar con algunos de ellos qué prioridades tienen y qué esperarían obtener de la reunión. Les encantará saber que les tomas en cuenta.

• Piensa también en ¿quiénes no estarán en la sala? Seguramente habrá grupos que no asistirán pero que se verán afectados con lo que allí se concluya. Haz el mismo ejercicio. Anticípate a pensar en ¿cuáles son sus necesidades? ¿qué tendría que definirse en la reunión para que ellos se sumen cuando les toque? Indaga directamente con ellos para evitar supuestos. 

Esto genera confianza, resuelve problemas ocultos y garantiza que los participantes se sientan interesados. Hacer esto para cada reunión puede parecer oneroso, sin embargo no estarás haciendo algo adicional, sino haciendo lo mismo de manera distinta. Con la práctica aprenderás a hacerlo en menos tiempo. Y esta pequeña inversión por adelantado ahorrará mucho tiempo en el largo plazo, pues alineará expectativas y los dispondrá positivamente. 

Ángel Rivero, PhD

Consultor, Coach y Director general