Sé breve pero claro al comunicar

Todos deseamos ser eficientes al comunicar y tratamos de usar la menor cantidad de palabras posible cuando escribimos un mensaje. Pero un correo electrónico de una o dos líneas puede ser inefectivo si tus colegas tienen que descifrar el significado o escribir de nuevo para aclarar puntos. 

En comunicación «menos es más», es una máxima a considerar siempre, pero también te servirán estos tips …

• No supongas que entienden. No es obvio que los otros entienden tu redacción. Toma tiempo para revisarla pensando en las varias formas de pensar y los distintos intereses de tus destinatarios.

• Importa más la claridad. Indepedientemente del medio de utilices, lo primero para ser efectivo en la comunicación es tener un mensaje claro. 

• Usa un solo medio. Elige el canal de comunicación adecuado (mensaje, correo, llamada o en persona) y usa solo ése. Usar múltiples canales crea confusión.

• El propósito define el medio. Dependiendo del objetivo que buscas será el medio que elijas:
  • Si el propósito es solo informativo, un correo electrónico es correcto.
  • Si deseas respuesta o que tomen acción, una llamada será lo mejor para que confirmes que las cosas se entendieron y qué sucederá.
  • Si hay conflicto potencial, nunca trates el asunto por correo. No hay nada como visitar a la persona y tratar el asunto cara a cara. 

Para buscar provocar acciones o cambiar un comportamiento, es indispensable usar medios cálidos o personales: el uno a uno, cara a cara o un pequeño grupo.  

Ángel Rivero, PhD

Consultor, Coach y Director general