Limita los invitados a tus juntas

El trabajo colaborativo implica reunirse con otros. Las juntas son necesarias para informar, analizar situaciones, debatir ideas o tomar decisiones. Sin embargo, la multiplicidad de reuniones asfixia la efectividad de personas y organizaciones. No podemos evitar las juntas de trabajo, pero sí hacerlas más efectivas.

Es común encontrar demasiada gente en las juntas de trabajo. Así que el primer paso para hacer tus juntas más efectivas es reducir el número de participantes. Y, para saber quiénes son las personas que sí deben estar en la sala, considera:

• Cuál es propósito concreto de la reunión. Eso te permite discernir si es necesario hacer una junta para ello o si eso puede cubrirse de otra forma. Descubrirás que muchas reuniones no son necesarias y es la costumbre la que nos hace recurrir a una junta para todo. También deberás comunicar el objetivo y la agenda de temas a tratar en la reunión e incluirlo siempre en la invitación a la junta (metting request). 

• Selecciona quién debe estar presente. Una forma de clarificar esto es pensar en: ¿quién debe estar presente para que la discusión produzca resultados? o, bien, ¿si alguien no pudiera asistir, cancelarías la reunión? Elige solo a quienes agregarán valor a la conversación o aprenderán al estar allí. 

Para evitar molestar a los quienes no fueron invitados, comparte los criterios utilizados para decidir quien asistirá. P.ej: tal vez te centraste en quién tiene más conocimiento del tema o en quién participará en la implementación. Siempree podrás agregar a alguien más, si te hacen notar la conveniencia de su participación. 

Ángel Rivero, PhD

Consultor, Coach y Director general